SMLUVNÍ PROBLEMATIKA POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB V OBLASTI FACILITY MANAGEMENTU NESE CELOU ŘADU RIZIK, ALE I MOŽNOSTÍ, JAK S NIMI PRACOVAT. V PRVNÍM DÍLU NAŠEHO SERIÁLU SE ZABÝVÁME INFLAČNÍMI DOLOŽKAMI A PROBLEMATIKOU NAVYŠOVÁNÍ CEN.
RIZIKA VE FM: INFLAČNÍ DOLOŽKY A NAVYŠOVÁNÍ CEN
Obecně platí, že v rámci uzavírání smluvní dokumentace hrozí smluvním stranám široká škála rizik. V oblasti facility managementu, která v sobě může pojímat velké množství činností, to platí dvojnásob. I těmto rizikům však lze jít naproti, eliminovat je do maximální možné míry a smluvním i praktickým nastavením fungování spolupráce jim předcházet. V současné době se často setkáváme s tím, že jsou v rámci uzavírání a plnění smluv o poskytování služeb (kterou dále v textu označujeme pro zjednodušení pojmem „FM smlouva“) skloňována zejména ustanovení týkající se inflačních doložek a navyšování cen za poskytovaná plnění. Dále se pak množí otázky týkající se doložek vyšší moci a jejich zákonných parametrů, opětovně se nám vrací dotazy týkající se zaměstnávání zahraničních pracovníků a také švarcsystému; nejen těmto tématům bude věnován prostor v dalších číslech FMJ.
OBECNĚ K NAVYŠOVÁNÍ CEN
V souvislosti s aktuálním plošným růstem cen vstupních nákladů, mezi které patří zejména náklady na zaměstnance, technologie, ceny pohonných hmot a energie, náklady nájemních prostor a další dodavatelské aspekty, se rozmnožily dotazy klientů týkající se problematiky inflačních doložek a indexace cen ve FM smlouvách. Nepokryté ceny vstupních nákladů nejen že snižují přepokládanou ziskovost zakázky, ale také mohou v neposlední řadě ohrozit schopnost poskytovatele splnit své závazky vyplývající z uzavřené FM smlouvy, přičemž v konečném důsledku může špatně sjednaná FM smlouva vést ke vzniku škody na straně poskytovatele FM služeb, či dokonce (zejména v případě klíčových zákazníků) k finančním problémům na jeho straně.
INFLAČNÍ DOLOŽKA
V návaznosti na tyto skutečnosti je naprosto zásadní, aby si FM manažeři smluvně ošetřili mechanismus zvyšování cen za poskytnuté plnění, neboť tito si musí uvědomit, že bez smluvní úpravy zákazník nemá jakoukoli povinnost navyšovat sjednané ceny, a to i byť by mělo jít o úpravu reflektující pouze nárůst vstupních nákladů. Všeobecně nejvíce přijímaným mechanismem pro pravidelné zvyšování cen služeb je inflační doložka, jejíž zahrnutí do FM smlouvy lze v každém případě pouze doporučit. Cílem takové inflační doložky je, aby poskytovateli v případě cenových výkyvů nebo v případě dlouhodobé cenové nestability trhu při dlouhodobém (zpravidla půjde o víceleté kontrakty) poskytování plnění byla zajištěna odměna v odpovídající výši, přičemž navýšení ceny by mělo zohlednit všeobecný růst cen na trhu a vstupních nákladů na straně poskytovatele.
NEJČASTĚJŠÍ TYPY INFLAČNÍCH DOLOŽEK
Inflační doložkou se obvykle rozumí sada smluvních ujednání, která ve víceletých FM smlouvách upravuje navýšením ceny sjednaného plnění ve FM smlouvě s odkazem na předem stanovený a v čase proměnlivý index nebo ceník, který je zveřejňován subjektem nezávislým na jednotlivých smluvních stranách. Za takový index pak můžeme považovat např. index cen stavebních prací, stavebních děl a nákladů stavební výroby, který uveřejňuje Český statistický úřad. Jako ceníky pak dále mohou být použity ceníky stavebních prací a materiálů zveřejňované soukromými subjekty, jako je v našich podmínkách Cenová soustava ÚRS nebo Cenová soustava RTS DATA, anebo ceníky, resp. kurzy či indexy, používané na trzích jednotlivých komodit, jako je např. Londýnská burza kovů.
UKAZATEL INFLACE
Dále je obvykle používaným indexem také ukazatel inflace zveřejňovaný Českým statistickým úřadem, kdy užívaný mechanismus změny cen reflektuje deklarovanou míru inflace odvíjející se od vývoje meziročního indexu spotřebitelských cen, který je aktualizován měsíčně, a smluvní ceny tedy lze aktualizovat na měsíční i roční bázi. Případnou alternativou, která se ve smlouvách začíná objevovat, je užití obdobného indexu zveřejňovaného Evropským statistickým úřadem, který reflektuje růst spotřebitelských cen na celoevropské bázi, z tohoto důvodu se jedná o mírně stabilnější ukazatel (pro představu – inflace dle Evropského statistického úřadu je aktuálně cca poloviční oproti České republice).
Je důležité neopomenout skutečnost, že v inflační doložce musí být naprosto konkrétně a nezaměnitelně vyjádřen použitý index nebo ceník, na jehož základě budou v předem určený časový okamžik ceny za FM službu a poskytnuté plnění přepočítány a navýšeny. U uvedeného indexu nebo ceníků může FM smlouva upravit, zda bude použit jeden ceník nebo index na každou jednotlivou položku, či bude užito několik různých indexů dle rozpadu poskytovaného FM plnění.
Pokud bude zhotovitel v FM smlouvě volit druhou variantu, měl by být rozhodně na pozoru, neboť hrozí, že inflační doložka nebude sjednána dostatečně určitě a jednoznačně. Na toto je nutné upozornit, neboť se v praxi setkáváme s tím, že velká část inflačních doložek je sjednána neplatně a změnu ceny není z tohoto důvodu možné účinně požadovat, zároveň platí, že neplatná inflační doložka nevyvolává neplatnost celé smlouvy, FM poskytovatel je tak povinen služby poskytovat nadále za původní ceny.
SPECIFIKACE INDEXU NEBO CENÍKU
Neurčitost či nejednoznačnost takového ujednání může nastat vyjma základních nedostatků, jakými jsou například nedostatečné konkretizování indexu / ceníku či zavádějící vymezení mechanismu nového výpočtu, také v případě, kdy budou jednotlivé položky plnění kombinovány spolu s pracemi a dodáváním materiálu. Využití vícero jednotlivých indexů či ceníků jednoznačně zvyšuje nároky na přesnou specifikaci takového smluvního ustanovení a ze smlouvy by mělo vždy jasně plynout, na jaké položky se který konkrétní index či ceník použije.
Je také možné, aby zhotovitel sjednal v FM smlouvě inflační doložku pouze na některé položky a jiné, které není zapotřebí navyšovat (například u nichž nelze předpokládat růst vstupních nákladů), pak lze ponechat v původní výši. Dle výše zmíněných indexů či ceníků může být cena v FM smlouvě přepočítávána v jakékoliv sjednané časové frekvenci (je však nutné vzít v úvahu časový okamžik, ve kterém jsou indexy či ceníky vydávány), tedy mimo ročního přepočtu může probíhat i přepočet každý měsíc.
TERMÍNY INDEXACE
Vedle konkrétního určení indexu či ceníku je pak v FM smlouvě nezbytné uvést také okamžik, od kterého bude změna uplatněna (např. okamžikem uzavření smlouvy, začátkem prvního dne kalendářního roku po uzavření smlouvy atp.), a dále jasný mechanismus výpočtu nové ceny. Zhotovitel si také může do ustanovení upravujícího inflační doložku doplnit, od jaké výše inflace bude inflační doložka uplatněna (např. od 2 %), či naopak stanovit maximální možnou inflaci, o kterou bude cena plnění navýšena (např. max. 10 %). Lze také sjednat, že na základě indexu nebo ceníku nedojde k poklesu sjednaných cen pod jejich výchozí hodnotu stanovenou při uzavření FM smlouvy.
RIZIKA INFLAČNÍCH DOLOŽEK
I v případě, kdy bude ze strany zhotovitele či FM manažera pamatováno na veškerá výše uvedená doporučení, zcela zásadní problém ve většině případů nastává v (ne)určitosti inflační doložky spočívající v nejednoznačnosti jednotlivých ujednání. Velice často se tak setkáváme s poměrně vágním vymezením pravidel inflační doložky, která vedou k neaplikovatelnosti inflační doložky. V této souvislosti lze pouze doporučit, aby FM poskytovatelé své návrhy inflačních doložek konzultovali se svými právníky, neboť neplatně sjednaná doložka může vést k velmi vysokým ztrátám na zisku či rovnou k ztrátovosti dotčených zakázek, v krajních případech pak FM poskytovatel může být poškozen i vymáháním nových cen z takto špatně sepsané inflační doložky.
VÍT JANČÍK A PAVEL VELÍŠEK
jsou advokáti, kteří se dlouhodobě zaměřují na podporu podnikatelů v jejich obchodních vztazích, včetně vyjednání a revizí smluv o poskytování služeb a nastavování praktického fungování při jejich poskytování.
Text: Pavel Velíšek a Vít Jančík
Úvodní foto: Pixabay
