Díky pokroku v oblasti senzorů a internetu věcí se stává snazší a levnější sbírat data o tom, jak jsou kancelářské prostory využívány. Tato data mohou být velmi užitečná pro plánování velikosti a podoby budoucích kanceláří a tím pomohou uspořit náklady na nájem a údržbu. Pojďme si na konkrétním případu ukázat, jaké jsou nejnovější technologie v oblasti senzorů sledujících obsazenost pracovních míst a zasedacích místností. A jak tato data mohou být využita pro efektivnější plánování.
OD POCITŮ K DATŮM
Z předchozích zkušeností víme, že příprava prostor pouze na základě interview nebo mechanickým zapisováním přítomnosti zaměstnanců poskytuje nepřesná, zkreslená nebo jen časově omezená data. A to se díky senzorům změnilo.
Vedle poskytovatelů CAFM systémů (stáhněte si náš e-book na www.fmjournal.cz – pozn. red.), kteří tuto službu poskytují, jsme narazili na poskytovatele systémů určených primárně pro rezervace pracovních míst. Většina z dodavatelů pracovala s čidly pracovního místa na bázi pohybového senzoru umísťovaného pod stůl případně na základě termokamer, které dokáží rozpoznat počet pracovníků jak u pracovních míst v open space, tak v zasedačce. Zajímavou alternativou byla čidla integrovaná do osvětlení nebo do kamerového systému primárně určeného pro sledování pohybu zákazníků v retailu (tzv. footfall).
Chtěli jsme taková čidla, která můžete po provedené analýze demontovat a přesunout vlastními silami na jinou lokalitu. Rotace čidel je efektivní, protože jich nepotřebujete tolik, šetříte na senzorech i na licencích za software. Čidla lze přesouvat podle toho, kde končí nájemní vztah, a to umožňuje flexibilně reagovat
a po provedených změnách prostory opět analyzovat.
Díky tomu jsme vybrali čidla umísťovaná pod pracovní stůl bez potřeby instalace kabeláže. Zasedací místnosti jsme vybavili termokamerami. Termokamery jsou přibližně pětkrát dražší než podstolové senzory, a vyplatí se tedy v zasedačkách pro šest a více lidí, kterých jsme měli naprostou většinu. Jedno čidlo pod stůl pořídíte do 2 000 Kč, termokameru kolem 10 000 Kč.
NA CO SI DÁT POZOR PŘI INSTALACI ČIDEL
Každé pracovní místo bylo vybaveno senzorem o velikosti pěsti a je pomocí oboustranné pásky přilepeno pod stůl. Je potřeba jej umístit do správné polohy, aby zachytávalo přítomnost pracovníka a bylo imunní proti snímání pohybů kolemjdoucích. Limitující se ukázaly vzpěry pod deskami pracovních stolů, které byly umístěny v poloze, kam jsme potřebovali umístit čidla. Minimální výdrž baterií je udávaná 2 roky, předpokládaná pak na 3 až 5 let, napájeny jsou 2 AA Lithium
3.6 V bateriemi. Senzory v zasedačkách ve formě termokamer se umísťují do horní třetiny výšky některé ze zdí. Je potřeba k nim přivést napájení, ideálně ze zdroje nad podhledem. V případě, že je zasedací místnost větší, je potřeba vybavit více termokamerami a ty propojit, aby počítaly obsazenost správně.
Čidla bezdrátově komunikují s gateway, která je napojena na firemní návštěvnickou wifi, která je z důvodu IT bezpečnosti izolovaná od firemní sítě. Počet bran, které jsme potřebovali, ovlivňovala struktura prostor, resp. počet a materiál zdí a příček. V našem případě jsme instalovali jednu bránu na cca ¼ patra, tj. cca 25 pracovních míst + zasedačky.
Pamatujte na to, že čidla je dobré odzkoušet a pravidelně provádět kontrolu funkčnosti fyzickou kontrolou obsazenosti na místě.
GDPR A REAKCE ZAMĚSTNANCŮ
Ochranu soukromí zaměstnanců je potřeba mít na prvním místě, protože někteří zaměstnanci mohou instalaci čidel vnímat jako zásah do soukromí. Systém, který používáme, funguje na bázi agregace dat do týmů. To znamená, že v softwanevidíte historickou obsazenost jednotlivých stolů. Systém ukazuje, kolik míst v týmu bylo v danou hodinu obsazeno, ale už nepoznáte, která místa to byla a samozřejmě kdo na těch místech seděl.
Osvědčilo se nám před instalací pozvat všechny kolegy na schůzku, kde jsme jim vysvětlili, proč systém instalujeme. Otevřeně jsme jim ukázali, jak čidla vypadají, jak fungují i jaká data vidíme. Všem jsme dali možnost si kdykoliv říct o přístup do systému.
REALTIMOVÁ MAPA PRO KONTROLU ČIDEL
Pro to, aby data fungovala v analytickém softwaru, do něj potřebujete do něj nahrát spaceplany a to ideálně ve formátu .dwg nebo .svg. Na spaceplanech jsou zakreslená pracovní místa a zasedačky, která se analyzují. Následně se přiřazují čidla k místům, a nakonec je nutné vytvořit pracovní týmy, resp. skupiny, ve kterých systém agregovaně sleduje obsazenost. Realtimová mapa prostor v reálném čase ukazuje, která místa jsou obsazená a která prázdná. Mapa slouží pro kontrolu funkčnosti čidel: obsazená místa jsou označena červeně, neobsazená zeleně, nefunkční čidla šedě.
ANALÝZA PRACOVNÍCH MÍST
Senzor, který zjistí pod stolem pohyb, zaznamená, že je pracovní místo obsazené. Pokud osoba od stolu odejde, je místo vedeno jako obsazené ještě dalších 12 minut. Pokud se v této době pod stolem neobjeví pohyb, je místo označeno jako prázdné. Časový úsek 12 minut byl dodavatelem nastaven defaultně jako čas pro krátkodobou nepřítomnost (čas, kdy si jdete udělat kávu nebo jdete na WC). Software ukazuje průměrnou obsazenost pracovních míst v různé granularitě. Umožňuje reportovat obsazenost jednotlivých budov, pater, místností či týmů. Granularita se nastavuje přímo v analytickém softwaru a po zaučení jsme si toto rozdělování prováděli sami bez dalších dodatečných zásahů a nákladů.
Z časového pohledu můžeme průměrnou obsazenost sledovat v minimálně hodinovém intervalu, systém pak dále nabízí průměrnou denní, týdenní, měsíční
a roční obsazenost prostor. K určení optimální velikosti pracovních míst i zasedaček se nejlépe hodí průměrná hodinová obsazenost. Pro určení optimálního počtu pracovních míst i zasedaček jsme vycházeli z průměrné hodinové obsazenosti jednotlivých týmů v pracovní dny v čase od 9 do 15 hodin.
JAK URČIT VELIKOST PROSTOR
Na konkrétním případu sledování obsazenosti útvaru facility a fleetu můžeme demonstrovat, jak jsme s daty pracovali. Útvar má v příslušné kanceláři sedm zaměstnanců, a tedy i sedm pracovních míst. Průměrná hodinová obsazenost v lednu až únoru 2023 byla v pracovní dny od 9 do 15 hodin 22 %, špičková obsazenost 82,4 %. Optimální hranici počtu pracovních míst jsme určili dle četnosti maximální obsazenosti v jednotlivých dnech tak, aby si po většinu měsíce měli zaměstnanci kam sednout a nemuseli využívat náhradní místa jinde. Minimální velikost jsme stanovili na 22 %, tedy zhruba 2 pracovní místa, optimální velikost na 3 místa (42 %). Takto jsme postupovali u všech útvarů a výstupy agregovali. Další perspektivou, se kterou je vhodné pracovat, je docházka na pracoviště v jednotlivých dnech a vytížení prostor v jednotlivých hodinách. Zejména v agregovaných datech je toto dobrým vstupem pro nastavení režimu recepce, úklidu, řízení vytápění či chlazení atp. Pro plánování prostor jsou tato data vhodná pro vytváření dohod mezi jednotlivými týmy o tom, kdy budou chodit týmy do práce, aby zbytečně nevznikaly peaky.
ANALÝZA OBSAZENOSTI ZASEDACÍCH MÍST
Senzory v zasedačkách dokážou zodpovědět dvě základní otázky. Zaprvé: Kolik zasedaček je skutečně obsazených (někdo v nich je) a zadruhé: Jak je využita maximální kapacita zasedačky (kolik židlí je obsazených).
První otázkou bylo, zda máme dostatečný počet zasedacích místností. Analýzu jsme dělali po patrech a pak agregovaně pro všechny prostory. Dívali jsme se na to, kdy jsou zasedací místnosti zarezervované na více než 80 % a kolikrát v měsíci nastalo, že nebyla žádná zasedačka volná. Zjistili jsme, že 7 až 8krát do měsíce se nám stane, že máme více než 80 % zasedacích místností obsazených a přibližně dvakrát do měsíce se nám stane, že jsou všechny zasedačky plné. Na rozdíl od reportu z rezervačního systému data ukazují, kdy skutečně někdo v zasedačce byl. Z těchto dat jsme usoudili, že stávající počet zasedaček je vyhovující.
Druhá otázka zněla, jak skutečně využíváme kapacity zasedaček. K tomu jsme použili report obsazenosti. Z analýz jsme zjistili, že průměrně využíváme kapacitu zasedaček na 15 %.
Pro budoucí plánování prostor tedy bude vhodné doplnit menší zasedačky pro 2 až 4 osoby, k čemuž se mimo jiné hodí akustické budky (stáhněte si náš e-book na www.fmjournal.cz – pozn. red.). Pro budoucí prostory tedy naplánujeme menší počet větších zasedaček a naopak více menších zasedaček, respektive akustické budky, které budou lépe vyhovovat potřebám zaměstnanců.
NÁVRATNOST NÁKLADŮ? ČTYŘI MĚSÍCE
Před zahájením měření jsme předpokládali, že naše prostory zredukujeme o 20 %, tedy o nějakých 600 m2. Na základě výstupů měření jsme zjistili, že je možné prostory redukovat dvojnásobně, tedy o 40 %, aniž bychom přišli o stávající komfort. Pokud bychom byli v místě, kde se nachází coworkingový hub, který by nám pomohl pokrýt špičkovou obsazenost, redukce prostor by mohla být až na úrovni 50 %.
Za předpokladu, že za nájem, servisní poplatky, vlastní energie a úklid v Praze vynaložíte kolem 24 eur za m2 , je dodatečná úspora po odečtení původně uvažované redukce 4 až 5 mil. Kč ročně. Návratnost investice z úspor na nájmů jsou pouhé 3 až 4měsíce. Pokud navíc započítáte náklady na fitout ve výši 15 až 20 tis. eur za m2 , tak náklady na senzorické měření se vám vrátí dřív, než začnete nové prostory vybavovat. Ato už stojí za to.
Text: Tomáš Michna
Foto: archiv autora
