Automatické vyčtení důležitých informací z účtenky vyfocené mobilem, přijaté faktury či třeba z revizní zprávy může výrazně urychlit jak schvalování, tak další vyhodnocení a zpracování informací. Jak konkrétně to může fungovat?
UMĚLÁ INTELIGENCE A FM?
V posledních měsících se umělá inteligence stala součástí našeho běžného života, alespoň co se frekvence používání tohoto slova v médiích týká. Pojem AI a Chat-GPT zná už kdekdo. Ale umělá inteligence je tu s námi již delší dobu a cestu si našla a nachází i do oblasti facility managementu. Co třeba digitální recepční, která reaguje na mluvené slovo či online konverzaci, následně vyhledá a předá potřebné informace, spojí vás se správným člověkem, zarezervuje jednací místnost či parkovací místo, doporučí správnou cestu po budově a další?
Nebo třeba nástroj, který sleduje provoz stroje a dopředu varuje před potenciální poruchou (prediktivní údržba)? Či třeba predikce spotřeby energií na základě modelů a historických dat? To jsou jen některé scénáře, kde již umělá inteligence a speciálně strojové učení pomáhá.
POCHOPÍ, CO JE OBSAHEM
Jedním ze scénářů využití strojového učení, formy umělé inteligence, je digitalizace dokumentů. Klasické skenování a rozpoznání textu (OCR) už nikoho neohromí. Nicméně zkombinujte jej s modelem na bázi neuronové sítě a máte před sebou nástroj, který vám dokáže z dokumentu „vytáhnout“ klíčové informace potřebné pro další automatické zpracování. Příkladem může být například faktura či účtenka. Nástroj na bázi umělé inteligence si příslušný dokument přečte a na základě dříve získaných zkušeností sám najde informace jako IČO a podrobnosti dodavatele, data, částky, položky a další klíčové informace. Tato data pak může návazný systém rovnou automaticky použít pro zahájení procesu schvalování či automatického zaúčtování. Podobně to může fungovat i s dalšími typy dokumentů, jako jsou objednávky, dodací listy či smlouvy.
VYFOTIT A POSLAT
Zůstaňme ale zatím u příkladu faktur a účtenek. Přestože existují technologie pro výměnu dat jako EDI či ISDOC, tak stále řada faktur do firem přichází buď papírově, nebo jako obyčejné PDF, popř.
jako obrázek. A to nemluvíme o účtenkách. V praxi facility manažera či specialisty se s nimi setkáváme často, speciálně u drobného materiálu. Účtenky a někdy i faktury je pak potřeba doručit do centrály ke zpracování, které zahrnuje schválení, přepsání do ekonomického systému a zaúčtování. To bere čas, způsobuje zpoždění a případně může být i zdrojem chyb, nemluvě o tom, že se v celém procesu mohou některé doklady ztratit. Proto jsou k dispozici aplikace, které toto zjednodušují – účtenku či fakturu tak stačí vyfotit aplikací na mobilním zařízení a příslušný doklad je pak okamžitě odeslán k dalšímu zpracování. Často je pak ale potřeba přepsat nebo vyplnit informace z účtenky manuálně do systému. Umělá inteligence to však mění.
VYTÁHNE DATA, NENÍ TŘEBA PŘEPISOVAT
Aplikace využívající strojové učení na bázi neuronových sítí a umí data přečtená z faktury či účtenky rozpoznat i obsahově. Přesně tedy vytáhne konkrétní informace a ty pak předá do příslušných políček v aplikaci pro schvalování či zaúčtování dokladu. Není tedy třeba nic přepisovat ani určovat, jaká informace patří do kterého políčka.
AUTOMATICKÉ ZPRACOVÁNÍ
Následně pak může dojít i k automatickému zpracování, které je založeno na kombinaci pravidel a učícího se algoritmu.
Můžeme tedy nastavit určitá pravidla pro kontrolu (shoda s objednávkou, dodavatel a zboží), pro automatické schválení a následně i pro zaúčtování (typ dodávky, částka, pořizovatel). Dokumenty, které neprojdou automatickým zpracováním, je sice nutné zpracovat ručně, ale systém si toto zpracování zapamatuje a učí se, jak stejné či podobné situace řešit příště. Během relativně krátké doby tak odpadá až 90 % práce se zpracováním doručených účetních dokladů.
ZJEDNODUŠENÍ PRÁCE A ÚSPORA NÁKLADŮ
Zrychlení zpracování dokladů, a tím i lepší cash flow díky včasnějšímu vyúčtování víceprací a nákladů klientovi; úspora a zjednodušení práce specialistům, manažerům a účetním díky odpadajícímu přepisování dat z účtenek a faktur; eliminace chyb při zpracování či ztrátě dokumentů – to jsou některé přínosy moderního zpracování účetních dokladů pomocí umělé inteligence.
NENÍ NUTNÉ MĚNIT SVÉ PROCESY A SYSTÉMY
Láká vás využití umělé inteligence, ale bojíte se, že to bude složité? Nemusíte. Ani nemusíte ve většině případů měnit své stávající systémy. Modul pro vytěžení dat z dokumentu se jednoduše připojí k vašim stávajícím aplikacím. A že vám chybí například mobilní aplikace pro skenování dokladů? Opět není problém použít externí aplikaci a použít ji ve spolupráci s vašimi systémy.
DODACÍ LISTY A REVIZNÍ ZPRÁVY
Kromě účetních dokladů je možné podobným způsobem chytře digitalizovat i další dokumenty. Přepsat položky z dodacího listu do skladového hospodářství nebo zapsat výsledek revize zařízení do aplikace pro řízení správy a údržby (CAFM) může být časově náročný úkol podobně jako u faktur. Nástroje na bázi strojového učení mohou pomoci i v tomto případě. A možností je mnohem více, stačí jen začít.
Text: Dalibor Lukeš
Foto: Vecteezy
