BUDOUCNOST PRACOVIŠTĚ JE TU. VEDENÍ FIREM ŘEŠÍ STRATEGIE NÁVRATU DO KANCELÁŘÍ. ZÁROVEŇ MUSÍ DĚLAT ROZHODNUTÍ, KTERÁ PŘILÁKAJÍ A UDRŽÍ ŠPIČKOVÉ TALENTY. PRO MNOHÉ FIRMY JE ŘEŠENÍM FLEXIBILNÍ PRACOVNÍ PROSTŘEDÍ, KTERÉ UMOŽŇUJE PREZENČNÍ I VZDÁLENOU PRÁCI A USNADŇUJE ZAMĚSTNANCŮM OBA TYTO MÓDY.

Rozložení pracovní síly a hybridní model práce nejsou ničím novým, ovšem nyní se aplikují v mnohem větším měřítku, než kdy dřív. Některé z největších značek, známých díky nabízeným benefitům prezenční práce, začaly vzdálené role přijímat a dovolují zaměstnancům určovat, kde – občas dokonce kdy – se budou své práci věnovat. Nicméně se změnou přicházejí výzvy.

Organizace, které se přizpůsobují flexibilnímu pracovnímu prostředí, se musejí potýkat zejména s následujícími skutečnostmi:
• Aktualizace a tvorba přesných reportů obsazenosti
• Rozhodování ohledně prostoru v dlouhodobém hledisku a na základě dat
• Plánování prostoru, řízení a udržování pracoviště
• Digitální aktualizace obsazenosti

JAK SE BUDE ŘÍDIT OBSAZENOST MÍST
Jak organizace přecházejí zpět na práci z kanceláře, objevují mezeru mezi předpokládaným stavem pracovních míst a realitou jejich kanceláře. Neregulovaná místa k sezení, více lidí přidělených k jednomu stolu, nepořádek zanechaný minulými zaměstnanci a chybějící vybavení jsou některými z dalších potíží, které musí být zvládnuty před tím, než bude nastavena dlouhodobá kancelářská strategie. Chytré společnosti tento proces digitalizují, usnadňují si tak kontrolu a přehled nad reporty obsazenosti. Facility manageři, HR specialisté a plánovači obsazenosti tak mohou řídit aspekty kanceláře odkudkoliv. Hlavní inovátoři v komerčním stěhovacím průmyslu tyto trendy zpozorovali a už nyní se snaží využít technologie k vyřešení těchto výzev. Komerční stěhovací firmy jsou sice známé svou pomalejší adaptací ke změnám, ale velké značky berou za své rychlé tempo inovací a vyvíjejícího se pracoviště. Spuštění digitální obsazenosti je jen jedním z několika kroků správným směrem k modernizaci komerční činnosti.

DESIGN PROSTORU ZALOŽENÝ NA DATECH
Nelze dosáhnout porozumění toho, co zaměstnanci k úspěchu ve svém prostředí potřebují bez nabourání stávajícího stavu. Ať už společnosti plánují nové kanceláře, nebo revitalizují ty stávající, je implementace nástrojů a technologií, které ukazují míru využívání prostor, cestou k designu, který bude dlouhodobě úspěšný. Chytrý design pracoviště začíná pokládáním správných otázek, například:
• Kolik potřebujeme prostoru na základě momentální obsazenosti?
• Změní životní okolnosti počet lidí, kteří budou v kanceláři přítomni?
• Budeme mít vrchol sezóny využití kanceláří?
• Co potřebují zaměstnanci k odvedení dobré práce?
• Mohou nové technologie zvýšit výkonnost?
• Jaké jsou žádoucí zážitky a výsledky ve specifických prostředích?
• Co je v každém prostoru nejdůležitější?

METRIKY VYUŽITÍ PROSTORU
Nástroje, jako jsou metriky využití prostoru, funkce počítání osob a monitorování jejich pohybu, mohou společnostem pomoci doopravdy vědět, co se v každém prostoru odehrává, nikoliv pouze předpokládat. To jim nakonec poskytne lepší představu o tom, co doopravdy potřebují.„Způsob, jakým lidé pracují, se tak rapidně mění, že je pro zaměstnavatele těžké držet krok. Momentálně pozorujeme nárust v užívání nástrojů a technologií, které budovám pomáhají s věcmi jako časové rozvrhy pro kanceláře, upozornění na čištění stolů nebo počítání osob,“ říká Jay Morris, zakladatel společnosti Phase Integration, společnosti zabývající se technologickým poradenstvím a projektovým managementem pro pracovní prostředí. „Tyto nástroje organizacím usnadňují jak zachování bezpečnosti jejich zaměstnanců, tak sběr dat, které budou pomáhat formovat pracoviště zítřka.“

DESIGN SDÍLENÝCH PRACOVIŠŤ
V zájmu navržení lepších kancelářských prostor, která splňují měnící se potřeby zaměstnanců, zkouší společnosti různé typy sdílených pracovních míst. S hotelovými stoly nebo „hotelováním“ si zaměstnanci předem zarezervují prostor – tento způsob nabízí dohledatelná data o využívání a větší kontrolu nad těmito prostory. Hot desking dovoluje zaměstnancům využít jakýkoliv volný stůl, jakmile dorazí do kanceláře. Firmám nabízí méně kontroly, ale eliminují nutnost spravovat recepční službu. Tato přizpůsobení prostoru mohou vést k snížení prostorových potřeb a dovolí firmám doplnit různé typy pracovišť napříč budovou. Přechod však může být strastiplný. Například jedna z významných společností sociálních médií musela po přechodu z přidělených pracovních míst na hotelové stoly během pandemické krize vyřadit, sbalit a resetovat přes 3 000 svých pracovišť. Tato společnost spolupracovala s komerční stěhovací společností, která využívá digitální technologie k trasování předmětů, což usnadnilo proces doručení osobních věcí správným zaměstnancům a zajištění funkčnosti všech pracovních míst. Menší společnosti se nemusí potýkat s problémy v takovém měřítku, neměly by ale podcenit, že všechny firmy, které přechází na hybridní model práce, budou potřebovat systém, který zajistí, že tento přechod proběhne efektivně a účinně. Mnoho z nich má možnost tyto technologie využít k usnadnění procesu změny.

CO S NÁBYTKEM
Dalším aspektem hybridní práce, kterou by firmy neměly přehlížet: jak naložit s přebytečným nábytkem. Přesun na hotelové, nebo hot desking řešení nevyhnutelně znamená nárůst nevyužitého inventáře, který již není nadále potřeba. Organizace si musí vybrat mezi skladováním, vyřazením a likvidací. Spolupráce s komerčními stěhovacími firmami, které využívají technologie managementu inventáře, společnostem nabízí větší kontrolu a přehled nad jejich majetkem. Je pak snazší vidět, co je dostupné, a rychle tak uskladněný nábytek uvést zpět do pracovního procesu, kdykoliv je potřeba. Pokud je společnosti bližší likvidace, může navázat spolupráci s poskytovatelem, který nabízí služby přeprodání, nebo možnosti šetrné k životnímu prostředí, aby tak minimalizovaly odpad, který skončí na skládkách, a zlepšily svůj hospodářský výsledek.

VÝHODY SKLADOVÁNÍ
Jaké jsou možnosti spravovat inventář kanceláře při spolupráci s dodavatelem, který využívá moderní technologie? Především je to snadné škálování během časových úseků nebo
společně s růstem společnosti. A naopak benefity likvidace?
• Potenciál pro prodej či darování
• Ekologicky příznivé a udržitelné možnosti, vyvarování se skládek
• Úspora nákladů na skladování nepotřebných kusů
• Prosperita v novém pracovním prostředí

HYBRIDNÍ PRÁCE JE TREND
V roce 2020 nemohl nikdo předpokládat drastické změny, které přišly takřka přes noc. Přesto měli poskytovatelé facility managementu lepší povědomí o budoucím směřování kancelářských prostor než ostatní. Magazín Forbes umístil hybridní práci na první příčku svého seznamu největších trendů na pracovišti 2022. Stále toho však můžeme od kontinuální evoluce pracoviště hodně očekávat. Už nikdy nebude jako dřív a poskytovatelé FM by měli očekávat nárůst v trendech hybridní, vzdálené práce a být připraveni se k němu adaptovat, přizpůsobit, a dláždit tak cestu pracovištím budoucnosti.

Bob Papuga, All the Right Moves: Leveraging Technology for Office Space Decisions, FMJ IFMA, Březen / duben 2022. Přeložil David Domalíp, mezititulky redakce