PĚKNÝ DESIGN, NĚJAKOU SKLUZAVKU, ZÁVĚS, A MÁTE KANCELÁŘE, KTERÝMI SE MŮŽETE POCHLUBIT NA LINKEDIN. NEBO VE FINÁLE SOUTĚŽE KANCELÁŘE ROKU. ALE TO UŽ V SOUČASNÉ DOBĚ NESTAČÍ… TLAK NA SNÍŽENÍ NEBO UDRŽENÍ NÁKLADŮ A REDUKCI EMISÍ CO2 ZVYŠUJE POTŘEBU MÍT KPI STANOVENÁ NA SPRÁVNOU OBSAZENOST BUDOV. A SLEDOVANOU V REÁLNÉM ČASE.

Pryč jsou doby, kdy stačilo říct, kolik míst je přidělených a kolik prázdných. Dnes potřebujete vědět daleko víc. IoT už se nemohou dočkat integrace do CAFM systémů a my facility manažeři bychom neměli zapomenout revidovat svoji balanced score card a přidat důležitá KPI.

JAK POZNAT (NE)ÚSPĚCH
KPI – Key Performance Indicator – je klíčový ukazatel výkonnosti. Jeho hodnota hovoří o tom, jestli věci děláme dobře, nebo špatně. Abyste KPI dokázali vyhodnotit, nestačí vám prostá hodnota získaná měřením. Je potřeba si stanovit cíl, ke kterému se pak měření vztahuje. Porovnáním skutečnosti s nastaveným cílem teprve zjistíte, jestli jste úspěšní, nebo ne. Většina oddělení v organizaci bude mít svá vlastní KPI pro sledování růstu a úspěchu (nebo neúspěchu). Oddělení facility managementu se v tomto nijak neliší. Proto je potřeba mít vždy více metrik, abyste získali pohled na pracoviště z více úhlů a nezaujímali zbytečně izolované stanovisko. Navíc je vhodné sledovat metriky v čase, abyste dokázali reagovat na trend, ať už pozitivní, či negativní.

PROTICHŮDNÉ CÍLE
Pochopení využití prostoru je pro facility manažery stěžejní. Zvýšení efektivity prostor za současného zlepšení kvality pracovního prostředí je ale poměrně složitý úkol. Minimalizace přidělení pracovního prostoru vám pomůže udržet nízké provozní náklady i nízkou emisní stopu. Méně prostoru ale obvykle znamená menší spokojenost zaměstnanců. Azvyšování efektivity by nikdy nemělo být prováděno na úkor jejich přiměřených potřeb. Potřeb, které ale mohou být protichůdné a subjektivní. Aby byla zajištěna „spokojenost zákazníků“, musí FM pochopit, jak dobře pracovní prostředí skutečně splňuje potřeby zaměstnanců. K tomu je potřeba dobrá analýza pracoviště. V minulosti (a často i dnes) analýza spočívala v dotazníkovém šetření, pozorování, manuálním sčítání obsazenosti pracovních míst nebo analýze dat ze vstupního systému (ACS). Strukturovaná interview pak doplnila mozaiku ideální představy o fungování pracovišť. V době, kdy většina pracovníků měla své dedikované místo, to nebylo nic složitého. Řešila se pouze hustota pracovišť a zasedacích nebo projektových místností. Dnes se bude více řešit pěkný design a nápadité detaily prostor.

VÝZVA PRO CAFM
CAFM systém je základním zdrojem dat pro facility manažery. Tyto systémy vyrostly jako databázové systémy, ve kterých máte spoustu informací o budovách a jejich systémech. Pomohou vám vyřešit incidenty, zabezpečí včasnou plánovanou údržbu TZB, řeknou vám, kolik máte m2 podlahové plochy, jaký druh místností provozujete, jakou máte spotřebu atp. To je super. Ale jen málo z plnohodnotných CAFM systémů dnes dokáže v reálném čase měřit, jak jsou jednotlivé části prostor obsazeny, jak se při práci chovají jednotlivé týmy, která pracoviště jsou nejvíce a která nejméně oblíbená. Aby CAFM systémy udržely krok, potřebují doplnit funkcionality, které facility manažerům pomůžou sledovat nové klíčové ukazatele výkonu. Ukazatele jako průměrné využití prostoru na denní nebo hodinové bázi, špičkové využití v jednotlivých dnech a míru obsazenosti jednotlivých částí prostor. Pokud firma používá kancelář k agilní práci nebo v systému activity based workplace, je velmi užitečné pochopit využití pro každou jednotlivou část kanceláře. A to vám prostě interview ani data z přístupového systému neukážou.

IOT POD STOLY I NA ZDI
Data o obsazenosti se shromažďují pomocí softwaru, který získává informace jak z rezervací zaměstnanců (pokud jej používáte), nebo v ideálním případě ze senzorů IoT. Čidla jsou různého druhu, ale ve většině případů se jedná o PIRkový senzor, teplotní čidlo či termokameru. Existují i systémy, které jsou schopny analyzovat záznamy z kamerového systému, fungují obdobně jako systémy pro určování footfallu (návštěvnosti obchodních prostor a chování zákazníků) primárně vyvinutého pro retailové prostory. Data jsou následně zpracována softwarem, který dokáže facility manažerům poskytnout relevantní data a reporty. Bohužel je pouze málo systémů, které jsou schopny integrovat tato data do CAFM systému, a ještě méně těch, které jsou schopny funkcionality dále rozšiřovat i směrem na rezervační systémy. Doufejme, že tomu bude brzy jinak.

NEPODCEŇUJTE KPI PRO ZASEDAČKY
Nyní, když se pracovníci vracejí do kanceláře, mnoho společností mění design svých zasedacích místností. Jedná se o pokus poskytnout ideální kombinaci správného typu prostor pro spolupráci v nové pracovní realitě. Snahou je se v ideálním případě vyhnout prázdným zasedacím místnostem. Definice počtu, vybavení, vzhledu a funkčnosti zasedacích místností není jednoduchá disciplína. Klíčové ukazatele výkonu je proto potřeba zaměřit z několik pohledů. Mezi ty správné ukazatele se řadí využití zasedaček (jaké je jejich
využití z celkového časového fondu), obsazenost zasedaček (kolik míst je při jednáních obsazeno). Abychom věděli, které zasedačky nejlépe fungují, je vhodné přidat ukazatel popularity jednotlivých místností nebo různých typů místností. Popularitu pak zjistíme srovnáním využití jednotlivých místností. Pokud se vám podaří zasedačky lépe utilizovat, nezapomeňte přidat i čidla na teplotu, CO2
a vlhkost. Pokud ale je systém měření a regulace schopen tyto hodnoty řídit na základě dat autonomně, pak si dovolím tvrdit, že dodatečná čidla v těchto zasedačkách budou zbytečná, protože vám po většinu času budou ukazovat, že jsou hodnoty v pořádku.

PRACOVNÍ STOLY
Dnešní moderní kancelář nabízí celou řadu možností sezení. To je často skvělé pro zaměstnance, pokud mají kontrolu nad tím, kde sedí. A pokud pracovní místa sdílí, potřebují mít i jednoduchý nástroj pro rezervaci pracovních míst. Naproti tomu facility manažeři se neobejdou bez přesné metriky využití stolu. Pochopení poptávky po rezervacích, popularity sedadel a využití stolu (jak denní, hodinové, tak podle typu stolu) jsou jen některé z moderních metrik, které by FM měly sledovat. Obzvlášť důležité to je u konceptu activity based workplace. Právě zde analytika dá ta správná data pro rozhodování, jak prostory upravovat tak, aby byly efektivně využity a přitom byl zaměstnanec spokojený.

KLÍČOVÝ UKAZATEL VÝKONNOSTI
Je zřejmé, že buď přeceňování, nebo podceňování potřeb zaměstnanců nebo i celé firmy je nákladné. Pokud budete mít hodně nevyužitých prostor, budete vynakládat neúměrné prostředky na jejich provoz a údržbu. Pokud budete mít prostory malé nebo nevyhovující, ovlivní negativně produktivitu vašich týmů. Znovu si všimněte, že hybridní styl práce z návrhu a úprav prostor dělají mnohem složitější úkol, než tomu bylo v minulosti. FM proto potřebují metriky pro měření skutečných nákladů na obsazenost. Ještě lepší je, pokud jsou tyto metriky součástí jednotné softwarové platformy, která může také pomoci sledovat pronájmy, normalizovat nejnižší náklady a optimalizovat prostor ve velkém měřítku. A tady prostě ještě máme rezervy.

Text: Tomáš Michna
Foto: Filip Šlapal, Pexels