VYSOKÁ INFLACE VYTVÁŘÍ TLAK NA ZVYŠOVÁNÍ CENY MATERIÁLU A SLUŽEB. EXISTUJE ŘADA ZPŮSOBŮ, JAK S INFLACÍ PRACOVAT, NEBO DOKONCE JAK JI VYUŽÍT PRO ZÍSKÁNÍ DODATEČNÝCH BENEFITŮ.
INFLAČNÍ DOLOŽKA V RUKOU KLIENTA
V druhém čísle FM Journalu jste si mohli přečíst článek týkající se rizik smluvní dokumentace v FM. Text poukazuje na rizika pro poskytovatele FM služeb v případě, že si do smlouvy neprosadí inflační doložku. S tím lze jen souhlasit. Na druhou stranu je potřeba si uvědomit, že zadání výběrových řízení a podmínky budoucího kontraktu primárně nastavuje klient. Pro klienta inflační doložka znamená zdražování vstupů v následujících letech, proto řada z nich inflační doložky omezuje, nebo je nepřipouští. Pokud se chce dodavatel tendru zúčastnit, nezbývá mu než podmínky, a tedy i riziko akceptovat. Jak z pohledu klienta indexaci omezovat?
Pokud se bavíme o krátkodobých kontraktech, tj. na dobu do 2, maximálně 3 let, je v pořádku, že kontrakty inflační doložku neobsahují. Poskytovatel by měl být schopen odhadnout vývoj cen a toto své očekávání již zakomponovat do ceny v následujícím roce či dvou. V případě delších kontraktů (3+ let), kterých bude ve facility managementu většina, ale dává rozumná inflační doložka smysl.
ABSENCE INFLAČNÍ DOLOŽKY
Pokud klient v dlouhodobých kontraktech inflační doložku nemá a není ochoten navýšení za žádných okolností akceptovat, vystavuje se v případě nárůstu cen vstupů velkému riziku zvýšené fluktuace zaměstnanců na zakázce, snížení dostupnosti i kvality služeb poskytovatele. A pokud má klient navíc zaveden přísný systém KPI se sankcemi, může celá věc velmi rychle eskalovat a vést k ukončení smlouvy. S tím jsou pochopitelně spojené vysoké náklady na změnu. Z pohledu klienta je proto vhodné indexaci akceptovat a s inflačními doložkami pracovat aktivně – omezovat jejich negativa a využívat – jakkoliv to zní zvláštně – pozitiva.
INFLACE NA APRÍLA
Jednou z metod, jak indexaci omezit do rozumných mezí, je pracovat s ní v čase. Jedno z nejjednodušších řešení, jak posunout inflaci, je neprovádět indexaci od 1. ledna, ale posunout ji na pozdější část roku. Vhodné je indexaci posunout alespoň na apríla. Pro poskytovatele indexace 1. dubna nepředstavuje obvykle žádnou překážku. Klient ušetří za prvních pár měsíců, a navíc účtujete podle již vyhlášeného indexu, a ne podle odhadu, který Český statistický úřad zpřesňuje v březnu. Další možností je odsunout indexaci až na třetí rok kontraktu. Řekněme, že poskytovatel zahájí plnění služby 1. 1. 2022, pak indexujte ceny až k 1. 4. 2024 o cenový index za rok 2023. První rok plnění by poskytovatel měl být schopen cenový nárůst odhadnout a zakomponovat do ceny. Další roky už má jistotu, že mu bude cena navýšena a jeho riziko je minimální. Tohle už je směrem k poskytovatelům o něco tvrdší přístup a doporučuji aplikovat u smluv, které jsou uzavřeny alespoň na 5 let.
VYUŽIJTE INFLACI VE SVŮJ PROSPĚCH
Výše jsem uváděl, že inflace může vytvářet tlaky na snížení kvality či dostupnosti služeb. Existuje jeden způsob, jak využít inflaci k tomu, abyste kvalitu díky inflaci ještě zvýšili. Zaveďte bonusový systém za kvalitu. Vytvořte kvalitativní kritéria. Například – kvalita služeb je vyšší než nějaké stanovené procento kvality služeb nebo počet stížností je menší než X apod. Pokud je poskytovatel splní, je mu vyplacen bonus.
Do článku o indexaci pak uveďte podmínku, že určitou část indexace o inflaci nedostane poskytovatel automaticky, ale přejde do bonusového systému. Získáte tím jistotu, že se kvalita bude kontinuálně zlepšovat. Rostoucí bonusová složka (vždy o část inflačního nárůstu) bude na poskytovatele vytvářet stále větší tlak, aby dodržel kvalitativní kritéria. Klient bude mít jistotu, že peníze za indexaci cen nasměroval správným směrem, a poskytovatel bude mít jistotu, že v případě kvalitního poskytování služeb mu bude indexace zaplacena.
TOMÁŠ MICHNA pracuje jako facility a car fleet senior manažer ve společnosti GasNet CZ. Vedl několik projektů outsourcingu FM služeb v souladu s mezinárodními standardy FM v mezinárodní společnosti a také v rychle se rozvíjející maloobchodní společnosti. Je členem představenstva IFMA CZ.
Text: Tomáš Michna
Foto: redakce FMJ
